Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft beinahe alle Arbeitsbereiche im Maklerbüro. Wo liegen die großen Herausforderungen? Worauf müssen Makler achten, um hohen Strafen zu entgehen?
Die Gesetzesvorlage ist extrem komplex und betrifft den Berufsstand des Versicherungsmaklers fast bei jedem Arbeitsschritt, sodass die Adaption der Arbeitsabläufe sehr aufwändig ist. Das Problem ist hauptsächlich in der „extrem umfassenden“ Dokumentation zu sehen, die von der DGSVO gefordert sei.
Die Datenschutz-Richtlinie betreffe jedenfalls alle Bereiche des Büroalltages. Prozesse müssen analysiert und gegebenenfalls angepasst werden, um im Schadenfall schnell reagieren zu können, Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten geschult, DSGVO-Verantwortliche definiert, Anbieter überprüft werden und vieles mehr.
Datenschutz täglich leben
Eine der größten Herausforderungen sei es, gute Verträge mit Verarbeitungsdienstleistern zu erstellen. Ohne die Prüfung durch einen erfahrenen Rechtsanwalt sei das kaum möglich. Die Makler müssen die Umsetzung der DSGVO als notwendigen Prozess im Unternehmen verstehen und den Datenschutz täglich leben, vor allem im Ernstfall. Die DSGVO muss als Unternehmenswert erkannt und gelebt werden.
Die DSGVO erfordere es, dass die täglichen Arbeitsprozesse neu definiert werden. Eine weitere große Herausforderung ist die Umstellung der IT vor allem in der Kommunikation mit dem Kunden sowie in Bezug auf die Datenspeicherung. Wie umfassend die Neuerungen der DSGVO wirklich sind, werde sich jedoch erst in der Praxis zeigen.
Sorgsamer Umgang mit Kundendaten
Wo lauern in der Umsetzung Hürden für Makler? Als größtes Risiko für Vermittler erachte wir sicherlich einen allenfalls schlampigen Umgang mit Kundendaten. Wenn ein Vermittler seine Kunden nicht ordentlich darüber informiert, wie er mit ihren Daten umgeht oder auf Anfragen nicht zeitgerecht und richtig reagiert, läuft er zum einen Gefahr, dass ihn der Kunde selbst bei der Datenschutzbehörde meldet, zum anderen, dass Mitbewerber entsprechende Schritte setzen.
Kunden haben mehr Rechte
Durch die DSGVO wurden auch Betroffenenrechte wie das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht weiter gestärkt. Kunden könnten also beispielsweise einmal interessehalber nachfragen, welche Daten im Betrieb des Vermittlers über sie verarbeitet werden. Wenn ich als Vermittler dann keine ordentliche Übersicht über meine Prozesse habe, werde ich eine entsprechende Anfrage nur schwer vollständig, richtig und zeitgerecht beantworten können.
