Im Mai kommenden Jahres wird mit der DSGVO eine weitgehende Vereinheitlichung des europäischen Datenschutzrechtes in Kraft treten. Nationale Richtlinien werden durch eine harmonisierte Grundverordnung abgelöst. Geringe Unterschiede sind nur durch die schon gewohnten nationalen Öffnungsklauseln zu erwarten.
Was sollten freie Vermittler jetzt tun?
Es steht für alle Teilnehmer im Vermittlermarkt die Anforderungen der EU- DSGVO im Raum. Und das betrifft alle Vermittlerebenen, egal ob freier Vermittler, Maklerpool, Genossenschaft oder Dienstleister. Selbst Anbieter von Kundenverwaltungsprogrammen, müssen ihre Maßnahmen und Prozesse anpassen. Deshalb empfehle ich besonders den Servicedienstleistern, ihre Kunden unter den freien Vermittler über die notwendigen Anpassungen zu informieren.
Die freien Vermittler selbst sollten den Workflow mit Kunden- und Mitarbeiterdaten entsprechend der Anforderungen der DSGVO prüfen (lassen) und mit den Servicedienstleistern für Marktvergleiche, Angebotserstellung, IT-Wartung, Rechnungserstellung oder Gehaltsservices in Kontakt treten. Alle Verträge und Dienstleistungen sind zu überprüfen und anzupassen. Denken Sie dabei auch an Ihre Verträge und Vollmachten für und mit den Kunden, die nicht selten schon jetzt den modernen Ansprüchen und Mindestanforderungen nicht genügen.
Danach ist es notwendig, die interne Datenschutzdokumentation zu überarbeiten bzw. überhaupt erst eine zu erstellen. Dabei geht es darum die Datenverarbeitung und -speicherung im Maklerunternehmen transparent zu definieren und zu regeln. Dazu gehört auch, wer was macht. Wenn es beispielsweise darum geht, dass ein Kunde am Telefon eine bestimmte Vertragsauskunft haben möchte, dann muss klar sein, wer und unter welchen Vorgaben und Pflichten (inklusive Dokumentation) dies erledigen wird.
Noch ein Hinweis: Mit der neuen EU-DSGVO wird auch der Bußgeldrahmen deutlich ausgeweitet. Der Bußgeldrahmen soll sich zwischen 4 Prozent des Jahresumsatzes bis hin zu 20 Millionen Euro bewegen.
